Standartų diegimo etapai

Prieš pradedant diegti Standartus būtina paruošti organizaciją. Standartai  diegiami penkiais etapais, kurių metu, pasitelkiant apklausas ir kitas technikas, vertinama rizika, o aktyvių diskusijų su darbuotojais metu ieškoma būdų nustatytoms problemoms spręsti.

 

Prieš pradedant rizikos valdymą, svarbu numatyti, kaip bus užtikrinti šie aspektai:
1. Aukščiausio lygio vadovų įsipareigojimas. Standartų įgyvendinimo sėkmė priklauso nuo to ar į darbą įsitrauks aukščiausio lygio vadovai. Aukščiausio lygio vadovų įsitraukimas pasižymi tuo, kad:
•    matoma jų teikiama parama;
•    suteikiami resursai, pvz., finansavimas ar darbuotojų laikas;
•    įgaliojimai deleguojami svarbioms grupėms, pvz., Koordinavimo grupei.
2. Darbuotojų ir jų atstovų įsitraukimas. Tam, kad Standartai būtų sėkmingai įgyvendinti, labai svarbu, kad vadovai bendradarbiautų su darbuotojais. Vadovai paprastai užtikrina vadovavimą procesui ir tam reikalingus išteklius, o darbuotojų požiūris svarbus nustatant organizacijoje esančias problemas ir siūlant realiai veikiančius problemų sprendimus.
3. Koordinavimo grupės formavimas. Koordinavimo grupė – tai grupė, kuri formuojama iš įvairių darbuotojų grupių atstovų ir kuri reguliarių susitikimų metu organizacijoje priima esminius Standartų diegimo sprendimus. Daugiau informacijos apie Koordinavimo grupę.
4. Planavimas. Planuojant Standartų diegimo darbus ypatingą dėmesį siūloma atkreipti į:
•    kaip paskatinti aukščiausio lygio vadovus atvykti į Koordinavimo grupės susirinkimus;
•    kaip suburti darbuotojus į diskusijų grupes;
•    kaip užtikrinti tinkamą laiko valdymą;
•    kaip tinkamai panaudoti numatytus išteklius;
•    kaip numatyti, kiek darbo reikės atlikti.
5. Ištekliai. Pagrindiniai ištekliai diegiant Standartus:
•    darbuotojų laikas ir įsipareigojimas;
•    darbuotojų patirtis ir įgūdžiai – projektų valdymo, duomenų analizės, komunikaciniai (pvz., diskusijų grupės vedimo) gebėjimai;
•    finansai, įtraukiant išorės paslaugų samdymo išlaidas (pvz. diskusijų grupių vedėjų samdymas ar organizacijos atstovų siuntimas į mokymus apie Standartų diegimą).
6. Komunikacijos strategija. Svarbu numatyti, kaip darbuotojai bus informuojami apie visą Standartų diegimo procesą. Svarbu, kad informacija apie Standartų diegimo etapus pasiektų darbuotojus laiku, nes tarp jų gali imti skisti gandai ir klaidingos žinios.

Standartų diegimo etapai:

I.    Standartų esmės supratimas

Svarbu, kad Koordinavimo grupės nariai ir kiti į rizikos vertinimą įtraukti asmenys suprastų, kas yra Standartai ir kokios yra septynios psichosocialinės darbo aplinkos sritys, siejamos su tinkamai valdoma streso darbe rizika. Reikia numatyti, kaip Standartuose pateiktos siekiamybės gali būti įdiegtos organizacijoje, taip pat apgalvoti, kaip situacija organizacijoje atspindi gerą streso darbe valdymo praktiką. Gali būti, kad jūsų organizacijai būdinga specifinė, Standartuose neapibūdinta, rizika. Šiuo atveju reikėtų apgalvoti kaip ji bus vertinama.

II.    Duomenų rinkimas

Šio etapo metu įvertinama, ar darbuotojai darbe patiria stresą ir, jei taip, kuriuos darbuotojus stresas veikia. Daugelis organizacijų kaupia duomenis, kurie gali atskleisti streso darbe problemą. Juos tinkamai surinkus ir išanalizavus galima identifikuoti sritis, kurios labiausiai susijusios su patiriamu stresu ir jo atsiradimo priežastimis. Pagrindiniai informacijos šaltiniai:
•    Dėl ligos praleistų darbo dienų skaičius.
•    Produktyvumo duomenys.
•    Darbuotojų kaitos duomenys.
•    Duomenys, surinkti pokalbių su darbuotojais metu.
Vertinant streso riziką siūloma naudoti apklausas. Siūlome naudoti HSE sukurtą ir Higienos Institute Lietuvos įmonėms pritaikytą Streso darbe vertinimo klausimyną. Rezultatų analizei rekomenduojame pasitelkti rezultatų analizės instrumentą. Streso rizikai vertinti galima naudoti ir kitus klausimynus – svarbiausia įsitikinti, kad jie apima Standartuose pateikiamas septynias darbo aplinkos sritis. Pasirinkus SDV klausimyną svarbu nuspręsti, ar Standartai jūsų organizacijoje apima visus psichosocialinės rizikos veiksnius. Jeigu organizacijoje esama specifinių rizikos veiksnių, svarbu klausimyną papildyti atitinkamais klausimais. Reikėtų atkreipti dėmesį, kad vien apklausos nepakaks, rekomenduojama naudoti ir kitus informacijos šaltinius. Atlikus apklausą, apie rezultatus reikia informuoti vadovus ir darbuotojus. Svarbu pabrėžti, kad apklausa yra tik rizikos vertinimo pradžia. Jos rezultatai skirti suteikti informacijos diskusijoms. Mažesnėse organizacijose duomenis galima rinkti tiesioginių diskusijų su darbuotojų grupėmis metu. (diskusijų grupės plačiau aprašomos kito etapo skyriuje).
Surinkus duomenis apie patirtą darbe stresą, rekomenduojama parengti ataskaitą, kurioje būtų nurodyti veiksniai, keliantys stresą. Šie duomenys turėtų būti aptariami diskusijų grupėse.

III.    Problemų ištyrimas ir sprendimų paieška

Darbuotojų apklausos ar kitų informacijos šaltinių duomenys yra tik pirminiai duomenys. Jie turėtų padėti identifikuoti problemines sritis, kurios vėliau aptariamos diskusijų su darbuotojais ir jų atstovais metu. Diskutuojant su darbuotojais siekiama paneigti arba patvirtinti pirminę informaciją ir nutarti kokie galimi patvirtintų problemų sprendimo būdai.
Diskusijų turinys gali būti paremtas septyniais Standartų siekiniais.
Išsamesnė informacija apie tai, kaip sudaromos ir rengiamos diskusijų grupės
Keletas idėjų, kaip būtų galima spręsti identifikuotas problemas
Pagrindinis diskusijų grupės rezultatas turėtų būti pirminis veiksmų planas, kuriame būtų išvardyti pasiūlymai ir rekomendacijos, padedančios spręsti nustatytas streso problemas. Gali būti, kad organizacijoje reikės organizuoti kelias diskusijų grupes, todėl bus sukurti keli pirminiai veiksmų planai. Koordinavimo grupė peržiūrės pirminius planus ir paruoš vieną organizacijos veiksmų planą (IV etapo metu).
Sudarant pirminį veiksmų planą, svarbu akcentuoti prioritetinius problemų sprendimų būdus. Taip pat, sudarant pirminį veiksmų planą, rekomenduojama numatytus veiksmus grupuoti į:
•    strateginius, organizacinius veiksmus, dėl kurio įgyvendinimo spręs Koordinavimo grupė;
•    veiksmus, kuriuos diskusijų grupių dalyviai gali savarankiškai įgyvendinti savo darbo komandose.
Svarbu, kad apie diskusijas su darbuotojais būtų informuojami vadovybė, darbuotojai ir jų atstovai. Pavyzdžiui, po kiekvienos diskusijų grupės, jos nariai informuojami apie diskusijų grupės rezultatus.

IV. Veiksmų plano sukūrimas ir įgyvendinimas

Koordinavimo grupė turi palyginti pirminius veiksmų planus ir sudaryti bendrą organizacijos veiksmų planą. Greičiausiai Koordinavimo grupė daugiausiai dėmesio skirs strateginiams, organizacijos lygio veiksmams. Tokio pobūdžio dokumentas darbuotojams rodo, kad organizacijos vadovybė yra pasiryžusi spręsti problemas, kurios kyla darbuotojams.
Rašant veiksmų planą, svarbu, kad jame būtų:
•    surašomi veiksmų prioritetai;
•    numatomi pakankami resursai veiksmams įgyvendinti;
•    už veiksmus atsakingi konkretūs asmenys ar padaliniai;
•    numatytas konkretus laiko tarpas veiksmams įvykdyti.
Veiksmų planas galėtų apimti:
•    problemos įvardinimą;
•    kaip problema buvo nustatyta;
•    kaip atsirado dabartinė situacija;
•    kokie veiksmai bus atliekami;
•    kelios pagrindinės gairės ir datos, kada bus siekiama įvykdyti įvardintus veiksmus;
•    įsipareigojimas darbuotojams suteikti grįžtamąjį ryšį apie daromą pažangą;
•    kada bus peržvelgiamas veiksmų planas.
Veiksmų plano pavyzdys.
Veiksmų planą turi patvirtinti aukščiausio lygio vadovai ir darbuotojų atstovai. Darbuotojai turi būti supažindinti su galutiniu veiksmų planu. Veiksmai turėtų būti įgyvendinami pagal numatytą planą. Visi veiksmai, kurių buvo imtasi, turi būti dokumentuojami.

V. Veiksmų plano vykdymo kontrolė ir efektyvumo vertinimas

Bet koks veiksmas, kurio imatės stresui darbe sumažinti, turi būti įvertintas. Svarbu:
•    stebėti, ar veiksmų plano veiklos yra vykdomos ir tai dokumentuoti (pvz., reguliariai patikrinti ar vyksta susitikimai, dėl kurių buvo nutarta);
•    įvertinti, koks priimtų sprendimų veiksmingumas;
•    jei reikia, nuspręsti, kokie turi būti tolimesni veiksmai ar renkami duomenys.
Laiką, kurio prireiks intervencijų poveikiui pasiekti, turi numatyti diskusijų ir Koordinavimo grupės. Kaip įvertinti, ar problemų sprendimai buvo veiksmingi? Pirmiausia, turi būti siekiama kalbėtis su darbuotojais, ar jie jaučia, kad veiksmai buvo veiksmingi. Tokias diskusijas galima organizuoti įvairiais būdais:
•    organizuoti susitikimus ir peržvelgti pagrindinių veiksmų pažangą;
•    numatyti reguliarų laiką, kai su darbuotais bus aptariamas su darbu susijęs stresas;
•    kalbėti apie sprendimų veiksmingumą neformalių pokalbių su darbuotojais metu.
Kitas būdas įvertinti sprendimų veiksmingumą – lyginant dabartinę situaciją darbovietėje su prieš tai buvusia situacija vertinant darbuotojų kaitos, dėl ligos praleistų darbo dienų skaičių ir produktyvumo duomenų pokyčius. Taip pat įvertinti pokyčius galima pakartotinai paprašius darbuotojų užpildyti streso darbe klausimyną, kuris buvo taikytas II etape. Tokią darbuotojų apklausą galima atlikti kas metus.